(En la imagen de cabecera un emprendedor visto desde los ojos de un auditor ante la enésima salvedad)
La auditoria de cuentas en startups o dicho de otra manera, uno de los pains con los que más clientes gano 🙃 Si tuviera que decirte mis dos principales fuentes de captación de clientes son: consígueme financiación (a ser posible subvenciones) – dame alegrías; necesito reportar a socios y cerrar la auditoría de mi startup – quítame dolores de cabeza.
Y si estás leyendo esto, es porque uno de esos pains seguro que te está rondando la cabeza ahora; juraría que no es el de la financiación, aunque ese siempre esté presente en el mundo startupil.
Si has cerrado una ronda con algún VC ya sea pequeño o grande es posible que en el Term Sheet de inversión te hayan incluido la obligatoriedad de realizar una auditoria de cuentas o te hayan hecho cambiar los estatutos para que incluyan esta obligatoriedad para con los socios. Ahora te encuentras con este problema soloae ante el peligro y no sabes por donde empezar. Con paciencia que este tema da para mucho…vuuuuuuuamos!
¿Qué es la auditoria de cuentas?
La auditoría de cuentas es un proceso de revisión de los estados contables de la empresa realizado por un experto independiente (el auditor externo). El objetivo de una auditoría de cuentas es verificar que las cuentas anuales reflejan la imagen fiel de la situación de la empresa (o al menos se parece…). Esto se hace, principalmente, de cara a terceros: bancos, actuales socios inversores, posibles compradores de la empresa o nuevos inversores, etc.
¿Cuándo está obligada una empresa a ser auditada?
Como muchas cosas en la vida, los principales criterios para la obligatoriedad dependen del tamaño (de la empresa); en particular, cuando concurren durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de las siguientes circunstancias:
- El total del Activo supera los 2.850.000€
- El importe neto de la cifra anual de negocios supera los 5.700.000€
- El número medio de trabajadores es superior a 50
Otros criterios, hay muchos, pueden ser:
- Que recibas subvenciones por más de 600.000€ durante un ejercicio
- Por el tipo de actividad que llevas a cabo (por ejemplo, la intermediación financiera)
- Si lo solicita al menos el 5% del capital (ya sea uno o varios socios)
La auditoría contable también la puedes hacer de forma voluntaria. Ojo que lo hagas voluntariamente no quiere decir que la auditoria vaya a ser menos exigente que si estás obligado a ella. El auditor, siguiendo su independencia, hará exactamente el mismo trabajo.
Si estás obligado (por normativa) a hacer la auditoría y no la haces no podrás inscribir las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil y esto tiene principalmente tres inconvenientes:
- No podrás realizar ningún cambio que necesite pasar por inscripción en Registro Mercantil: ampliaciones de capital, cambio de socios, etc.
- Cuando vayas a buscar financiación bancaria y los bancos vean que estás obligado a tener auditoría automáticamente el departamento de riesgos te pedirá el Informe.
- Además que para cualquier financiación pública, subvención, etc., te pedirán los Estados Financieros inscritos en el Registro Mercantil.
Cuándo se hace la auditoria de cuentas
Aunque ampliaré un poco más en el punto «Cómo es una auditoría contable». Básicamente: las Cuentas Anuales se formulan dentro de los 3 meses desde el cierre del ejercicio, esto se hace por el órgano de administración (Administrador, Consejo, loquesea que administre tu empresa), por eso verás muchos Consejos de Administración con fecha 31 de marzo donde en el orden del día figura «Formulación de cuentas del ejercicio 202x».
A partir de aquí (y según la normativa que te copio tal cual): «El auditor de cuentas dispondrá como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que le fueren entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.»
Luego tienes otros tres meses para aprobar las Cuentas, es decir, todos los socios que tengas tendrán que aprobar las cuentas dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. Por eso verás mucha Junta General Ordinaria de socios convocada con fecha 30 de junio.
A partir de aquí tienes un mes para presentar las cuentas en el Registro Mercantil que, si estas obligado, deberán ir acompañadas del Informe de Auditoría. Si haces la auditoría de forma voluntaria no tienes necesidad de inscribirlas.
En mi experiencia: los trabajos empiezan en noviembre-diciembre preparando el cierre de año, lo suyo es antes del Consejo de Formulación de Cuentas tener la auditoría muy avanzada, y con el Acta del Consejo que el auditor genere el Informe durante abril-mayo.
Quién hace la auditoria de cuentas
El proceso de auditoría ha de ser realizado y firmado por un auditor independiente inscrito en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas). Resalto lo de independiente porque es importante, la posición del auditor siempre debe ser independiente (ejem) tanto ante la empresa como ante terceros (por ejemplo, Hacienda). Todo lo que tenga que decir el auditor lo dirá en el Informe de Auditoría.
El auditor por muy serio que sea (o lo parezca) no llega al nivel de Inspector de Hacienda 🧛♂️ Es más, en muchos casos cuando he tenido dudas con algún criterio de contabilización les he consultado antes de hacer nada y me han dado su consejo o visión.
Es un coste bastante asumible para cualquier startup, sobre todo si no te vas a una Big4, y muy recomendable (aunque no te lo obliguen tus socios o la normativa) cuando tu empresa llega a una etapa avanzada.
Auditoria interna
Las empresas grandes suelen tener un departamento encargado de llevar a cabo la auditoría interna que puede ser: contable, de procesos, de contratación, laboral, etc. A mí, particularmente me gusta hacer una auditoría interna contable cada vez que empiezo a trabajar con un cliente porque me da una perfecta visión no solo del estado de la empresa sino de cómo se hacen las cosas y donde necesita mejorar urgentemente. Es un trabajo muy intenso de ir al detalle pero luego se agradece enormemente, facilita mucho las cosas.
Pero ojo, no confundas una auditoría interna que puede llevar a cabo cualquier profesional con una auditoria llevada a cabo por un auditor externo inscrito en el ROAC.
En qué ayuda hacer una auditoria externa a mi startup
Llegado a un determinado tamaño y, aunque los socios no te lo exijan, creo que realizar una auditoría externa tiene bastantes beneficios para una startup:
- Facilita y agiliza la financiación con terceros (bancos, inversores, subvenciones, etc.)
- Si vas a hacer una solicitud de ENISA superior a 300.000€ necesitas tener los estados auditados.
- Proceso de Due Dilligence en rondas avanzadas simplifica mucho las cosas y da solidez.
- Agiliza un posible proceso de venta de la compañía.
- Mejora los sistemas de control interno y gestión de la empresa (en los departamentos financieros de las startups suele dar un salto cualitativo, hay un antes y un después en la organización).
Cómo es el proceso de auditoría de cuentas
Incluso podríamos añadir un paso anterior que es: cómo seleccionar al auditor. Te recomendaría: que primes que tengan experiencia con otras startups, y que en este punto no te vayas a por una Big4 por coste. Para facilitarte el trabajo, si te ha invertido un VC dile que te cruce con algún auditor, seguro que conoce más de uno, o a algún compañero startupil que seguramente haya pasado ya por aquí.
(A las malas, si te fias de un personaje que llena sus post de emojis 🚀 contáctame que te podré cruzar con varios para que elijas el que te cuadre).
Ahora si, vemos las tres etapas que componen el proceso:
Planificación de la auditoria de cuentas
En teoría el proceso se inicia con el cierre de cuentas de la empresa (previo a la formulación). A partir de aquí el auditor empieza su trabajo de verificación que los datos son correctos. Digo «en teoría» porque creo que lo mejor que puedes hacer al inicio, es planificar con tu auditor los trabajos.
Para ello lo habitual es agendar una reunión de trabajo previa donde le mandas las Cuentas Anuales del año anterior, un deck de tu modelo de negocio e incluso un avance de Cuentas de cierre, donde se pueden empezar a revisar cosas antes del cierre como: chequeo inicial de saldos, revisar criterios contables, trabajos que puedes ir haciendo para preparar la documentación, etc. Además, si es la primera vez que sufres pasas una auditoría, te podrá comentar cómo es el proceso.
Ejecución de la auditoria
En esta etapa es cuando el auditor se mete manos a la obra a verificar que, de verdad, los estados reflejan la imagen fiel, para ello te hará mandar cartas a clientes y proveedores para comprobar que tus saldos son correctos, te pedirá mil facturas, etc.
Pero realmente, si haces las cosas bien, si lo llevas todo al dedillo con tu gestoría ¿puede ser que las cuentas no presenten la imagen fiel si estoy haciendo las cosas bien?
A ver, hay cosas que son sota, caballo y rey: el saldo de los bancos, lo que te deben tus clientes, lo que debes a tus proveedores, que has presentado bien los impuestos (IVA, IRPF, etc.), y estas cosas o están bien o están mal. Por ejemplo, alguna vez que he trabajado con ecommerce con bastante stock, uno de los dolores de cabeza (y no sabes cómo) era el tema del inventario del stock, lo bien que se lo pasaban los auditores 🙄🔫
Por otro lado, hay algunos aspectos, que son bastante habituales en startups, que dependen del famoso criterio contable y aquí es un poco más subjetivo el criterio de cada uno: activación de inmovilizado intangible, crédito fiscal, criterio de reconocimiento de ingresos en empresas SaaS con planes anuales, etc.
Durante esta fase es bastante habitual que te proponga cambios a realizar en la contabilidad, ya es decisión tuya que los hagas o no.
El Informe de Auditoría, materialidades y las salvedades
Todo el proceso acaba con el Informe de Auditoria que es el documento donde el auditor externo expresa su evaluación final, que puede ser:
- Favorable, las Cuentas representan la imagen fiel 🌈
- Con salvedades, las Cuentas reflejan la imagen fiel con algunas salvedades, por ejemplo que no han tenido acceso a determinada información y no lo han podido verificar. O si no has hecho los cambios que te propuso expondrá la diferencia de criterio.
- Adversa o negativa.
- Denegada.
Si de alguna cosa tienes que huir es de los errores materiales, para ello tienes que estar de acuerdo con el auditor en las partidas más importantes cualitativamente. Por ejemplo, si tu intangible supone un 60% del total del activo, conviene que estéis en línea en este aspecto.
Espero que después de este ladrillaco sepas algo más de cómo es el proceso de auditoria de cuentas de una startup y te puedas enfrentar a él sin miedo.
To the moon!!! 🐙